Datenschutzerklärung

Stand: 18. September 2026

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Hosting und Automatisierung

Diese Website und die von uns selbst betriebenen Automatisierungsabläufe (n8n) laufen auf Server-Infrastruktur der Hetzner Online GmbH innerhalb der EU; der Webserver von ARI wird am Standort Finnland betrieben. Mit dem Hosting-Provider besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung technischer Verbindungsdaten erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung des Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

n8n dient als selbst betriebene technische Vermittlungs- und Automatisierungsschicht zwischen dieser Website und den nachfolgend beschriebenen Diensten. Dabei können die für einen Workflow benötigten Eingaben und technischen Ausführungsdaten vorübergehend verarbeitet werden. Sie werden ausschließlich für die Durchführung, Fehleranalyse und Absicherung der jeweiligen Abläufe verwendet und nach Wegfall des technischen Zwecks gemäß unserem Löschkonzept entfernt.

Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Server automatisch technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt, insbesondere Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Zeitpunkt der Anfrage und IP-Adresse. Zweck ist die technische Bereitstellung, Fehleranalyse sowie die Abwehr missbräuchlicher oder sicherheitsrelevanter Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nicht zu Werbezwecken mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb und Sicherheit erforderlich sind.

Kontaktformular

Wenn Sie über das Kontaktformular eine Demo oder weitere Informationen anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten – insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Ihr Anliegen – sowie die aufrufende Seite und, sofern vorhanden, Referrer- und Kampagnen-Parameter (UTM). Zusätzlich können Zeitpunkt, technische Absender-IP und Browserkennung (User-Agent) verarbeitet werden.

Die Anfrage wird über unseren selbst betriebenen Automatisierungsdienst n8n verarbeitet. Zur internen Bearbeitung können die Angaben in Google Sheets abgelegt und Benachrichtigungen über E-Mail-Dienste von Google und/oder Zoho versendet werden. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die gewünschte Kontaktaufnahme sowie Spam- und Missbrauchsschutz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie eine vorvertragliche Kontaktaufnahme wünschen, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine nachvollziehbare, sichere Bearbeitung.

Schlägt die Übertragung an den Automatisierungsdienst fehl, kann das Formular ersatzweise einen vorausgefüllten Entwurf in Ihrem lokalen E-Mail-Programm öffnen. Ein verstecktes Feld („Honeypot“) dient ausschließlich der Spam-Erkennung.

Use-Case-Check und Freischaltung

Für den Use-Case-Check ist eine einmalige Freischaltung erforderlich. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen sowie Zeitpunkt und technische Verbindungsdaten. Sie erhalten zunächst einen Bestätigungslink per E-Mail (Double-Opt-in). Rechtsgrundlage für die von Ihnen angeforderte Freischaltung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Nach bestätigter Freischaltung werden die Kontaktdaten zur Verwaltung der Freischaltung und zur nachvollziehbaren Bearbeitung Ihres Interesses zusätzlich in einer Google-Tabelle dokumentiert und in Zoho CRM als Lead angelegt bzw. einem vorhandenen Lead zugeordnet. Zweck ist die Verwaltung des Zugangs, die Bearbeitung möglicher Rückfragen und die strukturierte Betreuung von Interessenten. Soweit dies nicht bereits der Durchführung von Ihnen gewünschter vorvertraglicher Maßnahmen dient (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), beruht die CRM-Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer geordneten Interessenten- und Anfrageverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Nach der Freischaltung wird ein technisch notwendiges, signiertes Cookie (ari_ucc) gesetzt. Es hält den Zugang rund drei Tage offen und enthält die bei der Freischaltung angegebenen Kontaktdaten sowie den Ausstellungszeitpunkt in signierter Form. Es wird nicht für Werbung oder Reichweitenanalyse eingesetzt.

Im Check selbst beschreiben Sie Ihren KI-Use-Case in freien Textfeldern und über strukturierte Fragen. Die Angaben werden an den internen ARI-Fachdienst übergeben und dort zur fachlichen Einordnung verarbeitet. Die Eingaben und das Ergebnis werden von dieser Website nicht als eigener Use-Case-Datensatz dauerhaft gespeichert. Für Betrieb und Kostenkontrolle können jedoch getrennte Nutzungsmetadaten gespeichert werden, insbesondere Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, die zuvor bestätigten Kontaktdaten, eingesetzter KI-Anbieter bzw. Modell, Tokenmengen, Laufzeit sowie Erfolgs- oder Fehlerstatus. Die fachlichen Freitexte selbst sind nicht Bestandteil dieser Nutzungsstatistik.

Wenn Sie die optionale KI-Formulierungshilfe bzw. KI-Empfehlung anfordern, wird der dafür erforderliche eingegebene Text zusätzlich an Mistral AI SAS, Frankreich übermittelt. Ohne diese von Ihnen ausgelöste Funktion findet für diesen Schritt keine Übermittlung des Canvas-Textes an Mistral statt. Bitte geben Sie in freien Textfeldern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO oder vertraulichen Geschäftsgeheimnisse ein, wenn deren Verarbeitung durch einen KI-Dienst nicht erforderlich ist.

Wissens-Chat und KI-Verarbeitung

Der Wissens-Chat steht nach der Freischaltung des Use-Case-Checks zur Verfügung. Der Chatverlauf wird während der Browser-Sitzung im sessionStorage Ihres Browsers gehalten und dort nicht als dauerhaftes Profil gespeichert. Bei einer Chatfrage werden die aktuelle Frage und für die Gesprächskohärenz höchstens die letzten zwölf Nachrichten an unseren internen ARI-Fachdienst übertragen.

Datenschutzfilter vor der KI-Übermittlung: Bevor Textinhalte an das externe KI-Modell übermittelt werden, prüft unser ARI-Fachdienst die für den Modellaufruf vorgesehenen Texte lokal auf unterstützte personenbezogene und sensible Daten. Erkannte Angaben werden vor der Übermittlung durch neutrale Platzhalter ersetzt. Anschließend wird der bereinigte Text erneut geprüft. Ist der Datenschutzfilter nicht erreichbar oder enthält der bereinigte Text weiterhin erkannte geschützte Angaben, wird der externe KI-Aufruf blockiert.

Erst nach dieser Prüfung werden die für die KI-Antwort erforderlichen, gegebenenfalls anonymisierten Inhalte zusammen mit passenden Auszügen aus der ARI-Wissensbasis an Mistral AI SAS übermittelt. Außerdem werden aus der zuvor bestätigten Freischaltung Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen intern mitgegeben. Diese Kontaktdaten dienen der Freischaltung und Nutzungszuordnung und sind nicht Bestandteil des an das KI-Modell gerichteten Fragetextes. In unserer Betriebsdatenbank werden dazu getrennte Nutzungsmetadaten gespeichert, insbesondere Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, eingesetzter Anbieter und Modell, Prompt-, Antwort- und Gesamttoken, technische Laufzeit, Erfolgs- oder Fehlerstatus sowie die daraus berechneten Kosten. Zusätzlich können technische Datenschutz-Metadaten wie Prüfstatus, erkannte Datenkategorien und Anzahl anonymisierter Treffer protokolliert werden; die erkannten Originalwerte werden dafür nicht gespeichert. Der eigentliche Fragetext und Chatverlauf werden nicht in dieser Nutzungsstatistik gespeichert und nicht als dauerhafter Gesprächsdatensatz im ARI-Fachdienst abgelegt.

Zweck der Verarbeitung ist die von Ihnen angeforderte Beantwortung Ihrer Fragen, die Gesprächskohärenz sowie ein datensparsamer, sicherer und wirtschaftlich kontrollierbarer Betrieb des KI-Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die angeforderte Leistung und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Datenschutz- und Missbrauchsschutz, Betriebsüberwachung und Kostenkontrolle.

Angebotsanforderung aus dem Wissens-Chat und Zoho CRM

Wenn Sie im Wissens-Chat ein unverbindliches Angebot anfordern, verarbeiten wir zusätzlich die für die Paketempfehlung erforderlichen Angaben sowie Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, empfohlenes Paket, Begründung und den bisherigen Chatverlauf. Der für die Angebotsprüfung übermittelte Chatverlauf ist technisch auf die letzten maximal 8.000 Zeichen begrenzt.

Das daraus erzeugte Angebots-PDF und die zugehörigen Metadaten einschließlich Chatverlauf werden zunächst für eine interne menschliche Prüfung auf unserem Server abgelegt. Diese Freigabe-Daten werden spätestens nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Der zugehörige Freigabe-Link ist als nicht erratbare, geheime URL ausgestaltet; nach Ablauf der vorgesehenen 24-Stunden-Prüffrist wird der Ablaufstatus angezeigt. Offene Datensätze werden unabhängig vom Status spätestens nach sieben Tagen entfernt.

Erst nach interner Freigabe wird das Angebot an Ihre E-Mail-Adresse versendet. Gleichzeitig wird in Zoho CRM ein Lead angelegt oder aktualisiert. Dort werden die Kontaktdaten, die Angebotsinformationen, der für die Anfrage übermittelte Chatverlauf und das Angebots-PDF als Anhang gespeichert. Diese Verarbeitung dient ausschließlich der Bearbeitung Ihrer konkreten Angebotsanfrage und der anschließenden Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir den Gesprächskontext zur nachvollziehbaren Betreuung und Dokumentation benötigen, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Demo-Termin und Kalender

Wenn Sie einen Demo-Termin buchen, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, gewünschten Termin sowie – soweit von Ihnen übermittelt – Angaben zum Use Case, Bewertungsergebnis und eine Nachricht. Zusätzlich können technische Verbindungsdaten anfallen.

Zur Anzeige freier Termine werden Verfügbarkeitsinformationen aus einem angebundenen Kalender abgefragt. Bei einer konkreten Buchung wird der Termin in unseren Kalenderdiensten verarbeitet; derzeit sind dafür Zoho Calendar und Google Calendar technisch angebunden. Ihre E-Mail-Adresse kann dabei als Teilnehmeradresse in den Kalendereintrag übernommen werden. Sie erhalten anschließend eine Terminbestätigung bzw. Kalendereinladung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eingesetzte Dienstleister und Empfänger

Zoho

Wir nutzen Dienste der Zoho-Gruppe insbesondere für CRM, E-Mail und Kalender. Unser Konto und die eingesetzten API-Endpunkte sind der europäischen Zoho-Region zugeordnet. Zoho gibt für EU-Konten an, dass Servicedaten grundsätzlich in der EU gespeichert werden; in bestimmten Supportfällen kann ein kontrollierter Zugriff aus Staaten außerhalb des EWR, insbesondere Indien, erfolgen. Für solche Konstellationen sieht Zoho vertragliche Garantien einschließlich Standardvertragsklauseln vor. Weitere Informationen: Datenschutz bei Zoho.

Google

Wir nutzen je nach Prozess Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, insbesondere Google Sheets, Gmail, Google Calendar und – nur nach Ihrer Einwilligung – Google Analytics 4. Google kann dabei verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU einbeziehen. Soweit erforderlich, stützt Google Drittlandübermittlungen auf anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse und/oder geeignete Garantien. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Mistral AI

Für ausdrücklich genutzte KI-Funktionen verwenden wir Dienste der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Mistral verarbeitet die übermittelten Inhalte als technischer KI-Dienstleister. Nach Angaben von Mistral werden Daten standardmäßig in der Europäischen Union gehostet; abhängig von eingesetzten Funktionen können jedoch zeitweilige Verarbeitungen durch Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU stattfinden. Mistral stellt hierfür ein Data Processing Addendum und geeignete Garantien für Drittlandübermittlungen bereit. Weitere Informationen: Datenschutz bei Mistral AI.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Soweit keine feste Frist genannt ist, richtet sich die Löschung danach, ob eine Anfrage, Freischaltung, Termin- oder Angebotsbearbeitung noch aktiv ist, ob eine weitere geschäftliche Kommunikation vernünftigerweise zu erwarten ist und ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht oder – soweit möglich – anonymisiert.

• temporäre Angebots-Freigabedaten auf unserem Server: spätestens 7 Tage;
• ari_ucc-Zugangscookie: rund 3 Tage;
• Chatverlauf im Browser-sessionStorage: grundsätzlich bis zum Ende der jeweiligen Browser-Sitzung bzw. bis der Browser ihn verwirft;
• Nutzungsmetadaten des öffentlichen Use-Case-Checks und Wissens-Chats: solange sie für Betriebsüberwachung, Missbrauchsschutz und Kostencontrolling erforderlich sind; die fachlichen Freitexte und Chatnachrichten sind nicht Bestandteil dieser Statistik;
• CRM-, E-Mail-, Tabellen- und Kalenderdaten: bis der jeweilige Bearbeitungs- oder Kommunikationszweck entfällt; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt;
• Google-Analytics-Nutzer- und Ereignisdaten: derzeit 14 Monate, soweit in der Analytics-Property entsprechend konfiguriert.

Cookies, lokale Speicherungen, Einwilligung und Widerruf

Diese Website setzt Cookies und vergleichbare Technologien nur ein, soweit sie technisch notwendig sind oder Sie zuvor eingewilligt haben. Technisch notwendige Speicherungen dienen dem sicheren und funktionsfähigen Betrieb; hierfür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Für die Web-Analyse mit Google Analytics 4 holen wir Ihre Einwilligung über den beim ersten Besuch angezeigten Datenschutz-Dialog ein. Erst wenn Sie „Analytics erlauben“ wählen, wird das Analyse-Skript geladen. Ihre Entscheidung wird ausschließlich im lokalen Speicher Ihres Browsers unter dem Schlüssel ari-consent festgehalten; dabei handelt es sich nicht um ein Cookie und die Entscheidung selbst wird nicht an uns übertragen.

Ihre Auswahl im Datenschutz-Dialog betrifft ausschließlich die Web-Analyse. Kontaktformular, Use-Case-Check, Wissens-Chat, Angebotsanforderung und Terminbuchung übertragen Daten erst, wenn Sie die jeweilige Funktion aktiv nutzen. Die dafür erforderlichen Verarbeitungen sind in den vorstehenden Abschnitten beschrieben.

Sie können eine erteilte Analytics-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder eine zuvor getroffene Ablehnung ändern.

Datenschutz-Einstellungen ändern

Web-Analyse mit Google Analytics 4

Nur nach Ihrer Einwilligung nutzt diese Website Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited. Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage der vereinbarten Datenverarbeitungsbedingungen; die Google LLC und weitere Gesellschaften können als Unterauftragsverarbeiter eingebunden sein.

Zweck und verarbeitete Daten

Die Analyse dient der Reichweitenmessung sowie der bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung der Website. Verarbeitet werden insbesondere aufgerufene Seiten und Ereignisse, Zeitpunkt und ungefähre Dauer der Nutzung, Referrer- und Herkunftsinformationen, Geräte- und Browsermerkmale, ein ungefährer Standort auf Stadt-/Regionsebene sowie eine pseudonyme Client-ID. Nach Angaben von Google werden IP-Adressen bei Google Analytics 4 für Zugriffe aus der EU zur Ableitung grober Standortinformationen verwendet, jedoch nicht protokolliert oder gespeichert.

Cookies und Speicherdauer

• _ga – dient der Unterscheidung von Browsern bzw. pseudonymen Nutzern;
• _ga_NKWHJ136KH – dient der Zuordnung von Sitzungen und Messereignissen.

Die Cookie-Laufzeit kann – abhängig von Browser und Einstellungen – bis zu zwei Jahre betragen. Die Nutzer- und Ereignisdaten in unserer Google-Analytics-Property sind derzeit auf eine Aufbewahrungsdauer von 14 Monaten eingestellt; aggregierte Standardberichte können davon unberührt bleiben.

Rechtsgrundlage und Drittlandübermittlung

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG für das Speichern bzw. Auslesen nicht technisch notwendiger Informationen auf Ihrem Endgerät. Eine Verarbeitung durch Google-Gesellschaften außerhalb der EU kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, werden hierfür die einschlägigen Garantien für Drittlandübermittlungen eingesetzt.

Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Schaltfläche „Datenschutz-Einstellungen ändern“ widerrufen. Ohne Einwilligung werden die Google-Analytics-Skripte dieser Website nicht geladen. Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy und https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung

Die auf dieser Website eingesetzten KI-Funktionen unterstützen bei Einordnung, Formulierung und Information. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Rahmen dieser öffentlichen Website nicht statt.

SSL/TLS-Verschlüsselung

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Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Diese Angaben ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.